AccompagnerContenu pédagogiqueFormerImpulserInformationPiloterressource

Luttons contre la réunionnite ! – 1/3

Les réunions sont utiles et nécessaires mais pour ne pas tomber dans la réunionite qui démotive tout le monde, elles doivent être bien préparées. Ce qui fait grincer des dents, c’est l’impression de perdre son temps, de ne pas être concerné… bref, le côté non productif et (trop) coûteux que prennent beaucoup de réunions. En nous appuyant sur notre expérience, nous vous proposons dans cette série de trois articles, un ensemble de recommandations pour vous aider à optimiser vos réunions. N’hésitez pas à utiliser les commentaires pour les compléter ;o)

1. Préparer une réunion

Le bon déroulement et la réussite d’une réunion dépendent beaucoup de sa préparation. Mais la première question à se poser, c’est : la réunion est-elle nécessaire ? En effet, il arrive qu’une simple information par visio, email ou téléphone suffise…

1.1. Définir l’objectif de la réunion

L’objectif de la réunion sert de fil conducteur. Il est donc essentiel car l’organisation et les contenus de la réunion découleront de cet objectif. Pour vous aider, vous pouvez utiliser les verbes d’action proposés par la taxonomie de Bloom.

1.2. Qui inviter ?

Pour savoir comment choisir les participants, demandez-vous s’ils vont contribuer à votre objectif.

1.3. Se charger de la logistique

En fonction du type de réunion (directif, participatif…) que vous souhaitez animer et du nombre de participants, choisissez le lieu, la salle et les équipements adaptés (vidéoprojecteur, accès Internet…). N’oubliez pas non plus d’organiser l’accueil café, la restauration, la liste d’émargement etc.

Conseil : Associer les participants au choix de la date à l’aide d’un sondage de type Framadate (outil sans inscription, éthique et facile qui n’exploite pas les données personnelles des utilisateurs). Je vous suggère d’imposer un délai de réponse précis (mettre une date fixe ni trop courte ni trop longue).

1.4. Définir l’ordre du jour

Quels sont les points à aborder ? Qui anime telle ou telle partie ? Quelle est la durée de chaque intervention ?

Autant de points qui permettent à chacun de savoir ce qui est attendu. Bien entendu, les orateurs seront prévenus en amont…

Conseil : les sujets prioritaires sont à traiter en début de réunion.

Pensez à aménager un temps pour les questions diverses mais aussi des pauses .

Idéalement, une réunion ne devrait pas dépasser deux heures ; d’après certaines études, le meilleur moment se situerait entre 10h et 15h.

1.5. Créer ses visuels

Si vous utilisez des diaporamas, vous pouvez retrouver nos conseils dans les articles suivants :

article 1

article 2

article 3

1.6. Que doit-on envoyer aux participants en amont de la réunion ?

Une fois la date choisie, envoyer rapidement une invitation ; elle devra contenir le lieu, la date et l ‘heure de début et de fin, l’ordre du jour. Vous pouvez aussi y ajouter un plan (ex : pour se repérer dans un campus), une liste de restaurants, etc.

Si vous décidez d’envoyer des documents, préciser l’attendu : lire, préparer (et envoyer) des questions, rapporter les documents (pour éviter d’avoir à les réimprimer), etc.

 

Dans le prochain article, nous parlerons de l’animation de la réunion.

Crédit photo : CC BY-NC-SA drewleavy

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.