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Luttons contre la réunionnite ! – 2/3

Nous l’avons vu dans l’article précédent, la préparation d’une réunion est cruciale. Elle permet d’aborder sereinement l’animation de la réunion proprement dite.

2. Animer une réunion

2.1. Comment commencer la réunion ?

Avant toute chose, rappelez les objectifs et les règles de bonne conduite : prise de parole, écoute des autres, respect des horaires, participation active attendue…

N’oubliez pas de présenter les invités (experts…) et prévoyez un tour de table (insister pour que la présenter de chacun soit brève…). Des chevalets nominatifs peuvent s’avérer utiles.

Il est conseillé de nommer un rapporteur pour la prise de notes, voire aussi un maitre du temps. On peut aussi prévoir un enregistrement ce qui permet de se concentrer sur l’animation et l’écoute.

Si d’autres réunions ont eu lieu en amont, rappeler les décisions précédentes.

2.2. Ce qu’on attend de l’animateur ?

Réguler les échanges, gérer les temps de parole, gérer les conflits entre participants, recentrer les débats…

Respecter l’heure de début et de fin de la réunion !

2.3. Outils simples d’animation

Le brainstorming avec :

  • carte mentale avec Framindmap ou Xmind (Des outils de cartes mentales ont fait l’objet d’un article sur le site de la DANE ici.)
  • post-it en ligne collaboratifs avec Framemo (outil sans inscription, éthique et facile d’utilisation)

Le photolangage

Vous pouvez télécharger un jeu de photos réexploitables (libres de droit) à télécharger ici.

Vous voulez créer la vôtre ? Le paragraphe suivant vous guide !

2.4. Sites pour trouver des ressources libres

Dans la vidéo qui suit (12 min), vous pourrez voir comment exploiter les outils avancés de Google et découvrir d’autres moteurs pour trouver des ressources réutilisables.

Personnellement, j’utilise les sites : Pixabay, Freepik et Noun project (icônes).

Pour compléter, je vous invite à consulter l’article de la DANE de Besançon ici (les sites de ressources sont présentés par discipline).

2.5. Prise de notes

La prise de notes est essentielle pour établir un compte-rendu ou un relevé de décision. Elle peut être :

  • Individuelle avec Evernote (outil puissant qui permet d’organiser son travail) ;
  • Collaborative avec Framapad (outil sans inscription, éthique et facile qui n’exploite pas les données personnelles des utilisateurs).

Vous trouverez sur Le Monde quelques conseils sur la prise de notes.

Quelle différence entre un compte-rendu et un relevé de décision ?

Le relevé de décision rassemble les décisions qui ont été prises et les acteurs concernés par chacune d’entre elles. Son rôle est de sélectionner les informations en fonction d’un objectif.

Le compte-rendu est un résumé des discussions relatives à une réunion, qui comprend également les décisions prises et les actions à mettre en œuvre. Il permet de reformuler ce qui a été exprimé et d’éviter les incompréhensions. Son rôle est de garder une trace des propos tenus aussi bien pour les présents que pour les absents. Le compte rendu est réalisé à partir des notes prises durant le déroulement d’une assemblée. Une fois synthétisées, ces notes se voudront représenter un résumé fidèle de ce qui a été dit lors de la réunion.

Certains réalisent un compte-rendu et joignent en annexe, un relevé de décisions. A vous de voir ce qui vous convient le mieux.

Dans le prochain article, nous évoquerons l’après-réunion.

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